5 روش برای صرفه‌جویی در وقت و هزینه در فعالیت‌های اداری [انجمن دندانپزشکی آمریکا]

کسب‌وکارهای کوچک عادی از جمله مطب‌های دندان‌پزشکی، حدودا ماهانه 36 ساعت برای فعالیت‌های اداری مانند لیست حقوق و منابع انسانی صرف می‌کنند. صرف نظر این که فعالیت‌ها را خودتان یا با کارمند دیگری انجام بدهید، چنین فعالیت‌‌هایی زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند و می‌توانید از زمان برای مراقبت از بیماران، توسعه کسب‌وکار و برقراری تعادل بین کار و زندگی و لذت بردن از زندگی خانوادگی استفاده کنید.

ابزارهای مناسب می‌توانند به شما کمک کنند تا بسیاری از فعالیت‌های تکراری را خودکار کنید و وظایفی را تسهیل کنید که به توجه مستقیم شما نیاز دارند و زمان زیادی وقت کارمندان را اشغال می‌کنند. در این مقاله با چند روش آشنا می‌شوید که می‌توانند راندمان کار شما را افزایش دهند. فروشگاه ابزار دندانپزشکی فاراطب پیشرو شما را به ادامه مطلب دعوت میکند.

1. برون‌سپاری لیست پرداخت حقوق

شما کارشناس مالیات نیستید و نیازی نیست که کارشناس باشید. اما، عواقب عدم آشنایی با شرایط مالیات، ناخوشایند است. براساس سازمان سرویس درآمد داخلی، در سال 2017، کسب‌وکارهای کوچک بیش از 5 میلیارد دلار به خاطر مالیات‌های کاری جریمه شدند. ارائه‌دهنده‌های خدمات پرداخت حقوق می‌توانند مالیات‌های حقوق را محاسبه‌، نگهداری و بایگانی کنند. زمانی که اطلاعات ساعت کاری و حقوق کارمندان  برای هر بازه زمانی را وارد کنید، نرم‌افزارهای مناسب لیست حقوق باید همه چیز را به طور خودکار محاسبه کنند.

استفاده از ارائه‌دهنده‌های خدمات کامل می‌تواند در ماه 15 ساعت در وقت شما صرفه‌جویی کند.

2. برای منابع انسانی، کاغذ را حذف کنید

نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند تا در کاغذ‌بازی‌های کارمندان، کاغذ را حذف کنید، در زمان صرفه‌جویی کنید و در محاسبه زمان مرخصی و درخواست مرخصی کارها را راحت می‌کند. معمولا، فرم‌های مالیاتی، قراردادهای استخدام و پروتکل‌های زیادی هست که همگی باید سازمان‌دهی و بایگانی شوند، اما نرم‌افزار منابع انسانی ابری حتی به کارمندان این اجازه را می‌دهد تا همه فرم‌ها را خودشان پر کنند و از همان ابتدا در وقت کارمندان صرفه‌جویی می‌شود.

و اگر کارمندان بخواهند یک سند درخواست مرخصی را بررسی کنند،‌ آنها می‌توانند بدون پر کردن برگه این کار را انجام دهند و نیازی نیست بعدا گزارش‌های کار را بررسی کنید.

3. استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان و ابزارهای برنامه‌ریزی

اگر از تقویم و برگه‌گسترده برای برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید، کار شما سخت می‌شود و باید پردازش را به شکل دستی انجام بدهید. نرم‌افزار ردیابی دستی می‌تواند در زمان شما برای انجام کارهای اداری صرفه‌جویی کند و دردسرهای شما کم‌تر می‌شود. اکثر گزینه‌های نرم‌افزار خیلی راحت با نرم‌افزار لیست حقوق و منابع انسانی ارتباط برقرار می‌کنند، پردازش لیست حقوق را نیز تسهیل می‌کند و می‌توانید برنامه‌ها را با تیم به اشتراک بگذارید و منتشر کنید و کارمندان در صورت نیاز می‌توانند شیفت کاری را تغییر دهند. به علاوه در صورت نیاز می‌توانید از نرم‌افزار ردیابی زمان استفاده کنید که به کارگران این اجازه را می‌دهد تا ساعت ورود و خروج را به راحتی وارد کنند.

4. از نرم‌افزار ردیابی هزینه استفاده کنید

ردیابی هزنیه کار سخت و زمان‌بری است. بررسی رسید و صورت‌حساب‌های ماهانه یکی از سخت‌ترین کارها است. خبر خوب این است که چند راه‌حل ابری هست که می‌تواند به شما در خودکارسازی گزارش‌های هزینه کمک کند. حتی می‌توانید از تلفن‌های هوشمند برای اسکن رسیدها و همچنین سازمان‌دهی و ارسال آنلاین گزارش‌های هزینه استفاده کنید. برای بررسی گزینه‌های نرم‌افزارهای موجود و کارایی‌های آنها وقت بزارید و از شرکت‌های تولید‌کننده درخواست کنید تا نمونه رایگان را برای شما ارسال کنند. اکثر این شرکت‌ها، یک بازه زمانی آزمایشی را ارائه می‌کنند تا  بررسی کنید که آیا نرم‌افزار برای کار شما مناسب است یا نه.

5. مطمئن شوید که نرم‌افزار حسابداری به خوبی یکپارچه‌سازی می‌شود

نرم‌افزار‌های حسابداری مانند Xero و QuickBooks، معمولا به طور خودکار داده‌ها را برای نرم‌افزارهای لیست‌حقوق، ردیابی زمان و هزینه ارائه کنند. زمانی که همه چیز با هم ارتباط برقرار کنند، یعنی امورمالی شما از سازماندهی مناسب و دقیق برخوردار است. دیگر لازم نیست آخر ماه نگران تجمیع هزینه‌ها باشد و دید بهتری از امورمالی خواهید داشت و داده‌های تکراری وارد نمی‌شوند و اشتباهات به حداقل می‌رسند.

می‌توانید از حسابدار هم کمک بگیرید.

هیچ رویکرد صحیحی برای تسهیل امورمالی و مدیریت افراد در مطب دندان‌پزشکی وجود ندارد، اما باید به طور دوره‌ای کارایایی امور را بررسی کنید. شاید چند راه‌حل ارزان برای صرفه‌جویی در وقت و ارائه خدمات پزشکی بهتر توسط کارمندان وجود داشته باشد.

مارک مکی رئیس و کارشناس اداری onPay و عضو خدمات لیست حقوق و مزایای انجمن دندان‌پزشکی آمریکا است. او بیشتر از 15 سال در زمینه سرمایه‌گذاری سازمانی، تحقیق و تحلیل سودسهام، سودسهام شخصی و بانکداری سرمایه‌گذاری کار کرده است.

شما نیز تجربیات خود را در ایران و سایر کشور ها با ما و سایر دندانپزشکان ایرانی سرتاسر دنیا در همین صفحه در میان بگذارید.